Các tác vụ BA - Quản lý yêu cầu

Nếu các bạn đã biết đến các công việc chính của BA, hoặc đã đọc bài viết trước về nghiệp vụ Lập kế hoạch và Quản lý quan hệ thì sẽ biết rằng tới đây, dự án của chúng ta đã đến phần thú vị rồi đó - Requirements Life Cycle Management! Quản lý vòng đời của những yêu cầu!

Những yêu cầu ở đây là những gì mà Chủ đầu tư, người dùng giải pháp của chúng ta mong muốn được đáp ứng. Những yêu cầu này có một vòng đời, bao gồm các giai đoạn: identified (được nhận diện), recorded (được lưu lại), traced (được liên kết với thiết kế giải pháp tương ứng), maintained (được duy trì để áp dụng nhiều lần trong cùng dự án hoặc cho dự án khác), prioritized (được xếp thứ tự ưu tiên cái nào cần trước, cái nào cần sau), changes assessed (được đánh giá khi yêu cầu thay đổi), approved (được xác nhận đúng là có yêu cầu này), resolved (đã được đáp ứng), cancelled (bị huỷ bỏ, không cần nữa). Chúng như những nhánh cây luôn phát triển và cần người trông giữ. Đó chính là một phần công việc của BA.

Infographic dưới đây đã cho chúng ta hiểu thêm về các tác vụ cần làm để quản lý yêu cầu. Các tác vụ này rất quan trọng vì nếu làm không cẩn thận, “cái cây” yêu cầu của chúng ta sẽ rối nùi như mớ bòng bong, tới khi yêu cầu đã phát sinh quá nhiều, không biết cái nào có trước, cái nào có sau, có cái nào bị thiếu, bị thay đổi không. Khi team kỹ thuật hỏi yêu cầu này cụ thể khách muốn cái gì thì BA cũng không rõ, phải hỏi lại khách. Đến lúc khách đổi ý muốn thế khác thì cãi không lại vì đã xác nhận gì đâu, phải đập đi làm lại. Khách thì muốn rất nhiều, gì cũng muốn, yêu cầu một hồi thấy việc phải làm quá trời, không ghi chép lại yêu cầu đầy đủ, không có bằng chứng chứng minh mớ yêu cầu đó bằng bao nhiêu công đó, tốn bao nhiêu tiền đó thì khó mà đòi khách trả thêm.

ÁP DỤNG THỰC TẾ: Trong các lĩnh vực nặng về thiết kế như kiến trúc, nội thất, quảng cáo, phần mềm, v.v…, việc quản lý yêu cầu của khách hàng là rất phổ biến. Ví dụ trước khi xây nhà, chủ nhà sẽ nói họ muốn mấy phòng, phòng nào phòng nào, diện tích khoảng nhiêu, phong cách tân cổ điển hay hiện đại, trong phòng có đồ đạc gì v.v… Nhà thiết kế sẽ ghi lại vào design brief, là bản lưu trữ yêu cầu đầu tiên (requirements). Từ đó họ lên layout chia vị trí các phòng, hướng cửa, lối đi, bố trí nội thất như thế nào (trace requirements).

Chủ nhà xem, muốn phòng nào chuyển vị trí, nhỏ hơn hay rộng hơn, lối đi phải thuận tiện hơn ra sao (requirements changes). Nhà thiết kế phải đánh giá các yêu cầu mới này, xem cái nào hợp lý (assess requirements changes) để tư vấn cho chủ nhà, dựa vào kinh nghiệm chuyên môn của bản thân. Khi chủ nhà, ba mẹ, vợ con của chủ nhà có quá nhiều yêu cầu khác nhau, không thể đáp ứng hết, nhà thiết kế sẽ chọn ra yêu cầu nào gia chủ coi trọng nhất để đưa vào thiết kế (prioritize requirements)…

Cuối cùng đến 3D dựng lần thứ n, cái nhà xây xong trông sẽ như thế nào, màu sơn gì, vật liệu gì… Chủ nhà đồng ý duyệt cái 3D cuối này rồi (approve requirements) thì nhà thiết kế mới chuyển cho thợ thi công. Trong quá trình thi công, nếu hợp đồng yêu cầu thì nhà thiết kế phải tiếp tục giám sát đội thi công. Ví dụ người trưởng nhóm thi công hỏi cái vách này mã màu gì, pha ra 3 sắc độ, chọn cái nào, thì nhà thiết kế, với cương vị là người hiểu yêu cầu chủ nhà nhất, phải chọn mẫu, duyệt mẫu (maintain requirements). Tương tự, ở lĩnh vực IT, có thể hình dung BA chính là nhà thiết kế, đưa yêu cầu của chủ nhà - chủ đầu tư, đến với đội lập trình - đội thi công.

Quản lý các yêu cầu muôn hình vạn trạng là một nghiệp vụ đòi hỏi sự cẩn thận, tỉ mỉ và kinh nghiệm, chuyên môn vững vàng. Vậy làm sao để thực hiện được phần việc này? Câu hỏi sẽ được giải đáp ở các bài viết sau.

IABA sẽ mang đến từng phần nho nhỏ trong khối kiến thức khổng lồ của BA, dưới dạng các infographic ngắn gọn dễ hiểu, để các bạn nắm bắt thông tin nhanh chóng và có thể áp dụng được vào công việc, cuộc sống của mình!