Các tác vụ BA - Quan hệ các bên

Tiếp theo trong chuỗi chủ đề về các công việc của BA, chúng ta sẽ đến với nhóm tác vụ thứ 2 sau nhóm đầu tiên - Lập kế hoạch. Bài này sẽ đi sâu vào các tác vụ liên quan đến con người - Elicitation and Collaboration.

Đúng như tên gọi, Elicitation có nghĩa là khai thác thông tin, Collaboration có nghĩa là cộng tác. Một phần rất lớn, rất quan trọng trong công việc của BA, cũng như bất cứ công việc nào khác, chính là làm việc với những con người. Họ có thể là đồng nghiệp, cấp trên, cấp dưới, khách hàng, đối tác, nhà cung cấp, chính quyền v.v… Và một thực tế hiển nhiên là không ai có thể làm việc một mình.

Để hoàn thành những công việc nói chung và một dự án phức tạp như của BA nói riêng, chúng ta chắc chắn phải hợp tác với rất nhiều người, hơn nữa còn phải hợp tác thật tốt, thật hiệu quả.

Vậy để khai thác thông tin và cộng tác với các bên trong dự án, BA phải làm những tác vụ gì? Đó là 5 tasks thể hiện trong infographic dưới đây:

- Prepare for Elicitation - Chuẩn bị khai thác thông tin

- Conduct Elicitation - Tiến hành khai thác thông tin

- Confirm Elicitation Results: Xác nhận thông tin đã khai thác

- Communicate Business Analysis Information: Truyền đạt lại thông tin phân tích nghiệp vụ

- Manage Stakeholder Collaboration: Điều phối sự hợp tác với các bên

Trong nghiệp vụ này, các bạn có thể thấy rất nhiều từ “thông tin”. Phối hợp với những người khác chính là để trao đổi thông tin. Đối với BA, thông tin chính là tài nguyên quý giá. BA cần thông tin về mục tiêu dự án, yêu cầu của Chủ đầu tư, yêu cầu từ người dùng để thiết kế ra giải pháp đáp ứng mục tiêu, yêu cầu. BA sau đó phải gửi thông tin đã tiếp nhận cho người cung cấp thông tin đó, để xác nhận xem thông tin đã đúng, đủ chưa. BA tiếp đến lại gửi thông tin đã xác nhận, đã phân tích và thiết kế cho đội kỹ thuật để họ xây nên giải pháp hoàn chỉnh. Nếu có điểm nào kỹ thuật cần làm rõ, BA cần nắm rõ câu trả lời hoặc xác nhận lại với khách hàng, cứ thế liên tục trong suốt quá trình làm dự án. BA giống như cây cầu nối giữa hiện tại và tương lai, mà nếu không đủ vững, sẽ không thể dẫn tổ chức đi đến nơi họ mong muốn.

ÁP DỤNG THỰC TẾ: Có câu “Thất bại trong chuẩn bị có nghĩa là bạn đang chuẩn bị cho thất bại”. Khâu chuẩn bị trước khi thực hiện thu thập thông tin là rất quan trọng, có như vậy buổi khảo sát mới diễn ra suôn sẻ, không tốn thời gian, người đặt câu hỏi là BA nhìn cũng chuyên nghiệp, chỉn chu, khiến người được hỏi tin tưởng chia sẻ. Sau khi có thông tin mà không lấy được xác nhận chính thức của bên gửi thông tin thì cũng rất dễ bị dính phốt khi họ lật bánh tráng. Rồi nhiều khi nghĩ cũng tủi, trong lúc có một BA đang cặm cụi hết mình cho dự án thì những người khác lại bận rộn việc khác, chẳng phản hồi. Lúc này BA phải ra sức gí, kéo họ vào lại, cho họ thấy họ quan trọng cỡ nào, cuộc sống không thể thiếu họ. Khi đã có được thông tin, BA có thể “được” các bên coi như chị Google sống, cái gì không biết thì hỏi BA. BA cũng chịu trách nhiệm đưa thông tin rõ ràng chính xác, có lưu trữ căn cứ chứng minh đầy đủ, chữ không giải thích hết thì dùng hình, hoặc dùng nhiều chữ, nhiều hình hơn nữa.

Làm việc với con người là một phần trọng yếu trong nhiệm vụ của một BA, cũng là phần rất phức tạp, khó đỡ. Vậy làm sao để thực hiện được phần việc này? Câu hỏi sẽ được giải đáp ở các bài viết sau. IABA sẽ mang đến từng phần nho nhỏ trong khối kiến thức khổng lồ của BA, dưới dạng các infographic ngắn gọn dễ hiểu, để các bạn nắm bắt thông tin nhanh chóng và có thể áp dụng được vào công việc, cuộc sống của mình!