Kỹ năng mềm của BA - Giao tiếp

Giao tiếp làm nên một con người, giao tiếp cũng làm nên một BA. 80% công việc của BA là giao tiếp. Giao tiếp với khách hàng, giao tiếp với người dùng, giao tiếp với chủ đầu tư, giao tiếp với đội kỹ thuật dự án, giao tiếp với các đầu mối giao tiếp khác v.v… Chẳng thế mà các anh kỹ thuật hay bảo: Tụi tôi chỉ có ăn với làm, còn tụi BA chỉ có ăn với họp. Bài viết hôm nay sẽ nói về một nhóm kỹ năng mềm tối quan trọng của BA - Giao tiếp!

Giao tiếp - bạn đã biết gì về kỹ năng này? Có lẽ trong các kỹ năng mềm thì đây là chủ đề có nhiều sách bán chạy nhất, bởi độ cần thiết và phổ biến của nó trong công việc và cuộc sống. Nhưng cũng vì quá nhiều thông tin mà có thể bạn sẽ bị rối khi cố gắng tìm hiểu về kỹ năng này, cảm thấy nó có vẻ phức tạp quá, cao siêu quá, nào là đắc nhân tâm, nhiếp phục lòng người, cất lời truyền cảm hứng, lay động con tim…

Trong công việc của một BA, giao tiếp là khái niệm đơn giản như sau:

* Hiểu được đối tượng người mà mình đang giao tiếp là ai, họ biết gì và chưa biết gì.

* Đưa thông tin cho họ một cách logic, dễ hiểu ĐỐI VỚI HỌ.

* Tìm được cách tốt nhất để truyền đạt nội dung (dùng hình ảnh, đồ thị, bảng biểu, danh sách…)

* Hiểu và đáp ứng nhu cầu của người nhận thông tin.

Ví dụ trong đoạn văn trên, người viết đang hướng đến đối tượng là các bạn đọc có quan tâm đến BA, đã biết về công việc BA và kỹ năng giao tiếp nói chung. Để đưa thông tin một cách dễ hiểu, bài viết tóm tắt mô tả kỹ năng Giao tiếp của BA trong 4 ý chính. Để minh hoạ cho các bạn hiểu rõ hơn, ngoài 4 ý đó còn có ví dụ và infographic đính kèm. Như vậy về cơ bản, các bạn có thể hiểu mình cần kỹ năng Giao tiếp như thế nào để làm một BA đáp ứng yêu cầu.

Trong thế giới kỹ thuật và công nghệ, đối tượng mà BA tiếp xúc trao đổi rất đa dạng. Chúng ta cần điều chỉnh cách giao tiếp của mình cho phù hợp với mỗi đối tượng này, tránh trường hợp dùng quá nhiều mẫu câu rườm rà hoa mỹ để viết mail cho một anh developer, hoặc nói chuyện với chị marketing leader của khách hàng mà từ ngữ cụt ngủn, trống không. Đó là một trong những lỗi không hiếm mà kể cả các BA có trình độ học vấn cao (đôi khi vì quá cao) vẫn mắc phải.

Tóm lại, nếu chỉ tóm gọn lại 1 câu về kỹ năng Communication của BA, chúng ta có thể nhớ câu này: Ai cần gì thì cho họ ĐÚNG cái đấy!

Giao tiếp của BA đơn giản vậy thôi. Các chiêu thức cao cấp hơn về nhân tâm và lòng người sẽ có ở bài tiếp theo: Interaction Skills!

IABA mang đến từng phần nho nhỏ trong khối kiến thức khổng lồ của BA, dưới dạng các infographic ngắn gọn dễ hiểu, để các bạn nắm bắt thông tin nhanh chóng và có thể áp dụng được vào công việc, cuộc sống của mình!