Các tác vụ BA - Thiết kế giải pháp

Có một nghiệp vụ rất dễ nghiền, rất dễ khiến người BA say mê đến quên mọi ưu phiền, và cũng đầy tính nghệ thuật. Các bạn có biết đó là nghiệp vụ nào không? Chính là Requirements Analysis and Design Definition - Phân tích yêu cầu và thiết kế giải pháp.

Mỗi khi làm những việc này, tuy phải vận dụng kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm, sự am hiểu chuyên sâu về giải pháp kỹ thuật, về lĩnh vực ngành nghề rất nhiều, nhưng đây cũng là lúc năng lực cốt lõi của người BA được thể hiện. Sau những tính toán lập kế hoạch, những bôn ba khảo sát thu thập thông tin, sau những thay đổi và chỉnh sửa, đây là lúc BA ngồi lại, tổng hợp và sắp xếp lại các yêu cầu, tạo ra những sản phẩm phân tích nghiệp vụ của mình. Những tài liệu này sẽ là nền móng để đội kỹ thuật xây dựng nên giải pháp hoàn chỉnh.

ÁP DỤNG THỰC TẾ: Trong các dự án thiết kế - thi công nói chung và dự án phần mềm nói riêng, các tác vụ thuộc nhóm phân tích yêu cầu và thiết kế giải pháp thường được tiến hành song song với các tác vụ khác, chứ không chỉ chờ đến ngay trước khi thi công mới làm. Ví dụ một dự án triển khai phần mềm quản lý bán hàng, ngay từ khâu lập kế hoạch, người BA đã phải dự kiến phạm vi các chức năng bán hàng mà công ty sẽ cần là gì, chức năng nào có sẵn, chức năng nào chưa có cần phải phát triển thêm hay mua thêm, đưa vào bản đánh giá giải pháp sơ bộ, để làm thiết kế về sau.

Sau đó trong quá trình khảo sát, sau mỗi buổi tìm hiểu thực trạng hiện tại và nhu cầu người dùng, BA phải đưa ngay các thông tin thu được vào bản tổng hợp yêu cầu và các biên bản khảo sát. Đây sẽ là dự thảo của tài liệu đặc tả yêu cầu. Cứ như vậy, đến khi thông tin ngày càng nhiều lên, chi tiết hơn và chuyên sâu hơn, bản dự thảo yêu cầu cũng dài hơn, cập nhật hơn, rõ ràng hơn, có diễn giải đầy đủ bằng chữ và hình (Specify and Model Requirements).

Mỗi bản thảo trước khi phát hành đều phải đưa sếp BA hoặc sếp PM kiểm duyệt xem đã đúng format, đủ tiêu chuẩn kỹ thuật chưa (Verify Requirements), rồi mới gửi cho Chủ đầu tư xem yêu cầu đã đúng với mục tiêu kinh doanh của họ chưa.

Cuối cùng, khi các nội dung đã được lãnh đạo công ty khách hàng duyệt đồng ý (Validate Requirements), BA sẽ hệ thống lại các yêu cầu (Define Requirements Architecture), tách thông tin ra thành nhiều tài liệu phục vụ nhiều đối tượng khác nhau: Quy trình nghiệp vụ dành cho bộ phận bán hàng - người dùng phần mềm để nhập liệu và làm báo cáo, Quy trình quản lý và xem báo cáo dành cho các lãnh đạo - người sẽ theo dõi hoạt động của nhân viên trên phần mềm. Mô hình dữ liệu dành cho kỹ sư dữ liệu để xây dựng hệ thống, cho chuyên viên phân tích kinh doanh - người sẽ cần khai thác dữ liệu để lập kế hoạch, chiến lược. Sơ đồ BPMN (Business Process Modeling Notation), Use case, UI, UX dành cho đội lập trình phần mềm để làm giải pháp cho chuẩn v.v…

Sau khi có hệ thống yêu cầu nghiệp vụ rõ ràng, BA sẽ đưa ra các thiết kế cho Chủ đầu tư lựa chọn (Define Design Options). Để giúp họ lựa chọn tốt hơn, BA còn phân tích chi phí và lợi ích của mỗi option và đề xuất giải pháp phù hợp nhất cho CĐT (Analyze Potential Value and Recommend Solution).

Phân tích yêu cầu và Thiết kế giải pháp thật là một công đoạn phức tạp, tốn nhiều thời gian và công sức. Vậy làm sao để thực hiện được phần việc này? Câu hỏi sẽ được giải đáp ở các bài viết sau.

IABA sẽ mang đến từng phần nho nhỏ trong khối kiến thức khổng lồ của BA, dưới dạng các infographic ngắn gọn dễ hiểu, để các bạn nắm bắt thông tin nhanh chóng và có thể áp dụng được vào công việc, cuộc sống của mình!