Các kỹ năng mềm của BA - Tương tác

Ở bài trước, khi đề cập đến nhóm kỹ năng Giao tiếp, chắc hẳn các bạn sẽ thấy có phần hụt hẫng, sao đơn giản quá vậy? Chỉ có nghe, nói, cử chỉ, viết. Thì đây, bài viết sau sẽ nói về nhóm kỹ năng high-level của Giao tiếp, đó là nhóm Interaction!

Trước tiên, hãy dành một phút để phân biệt giữa Communication và Interaction. Communication là giao tiếp, là việc nhận và gửi thông tin đơn thuần, mục đích là giữ đúng bản chất của thông tin, để nội dung truyền đi không bị hiểu nhầm, sai lệch, thiếu sót. Interaction là tương tác, liên quan đến yếu tố con người, mục đích là tác động và ảnh hưởng đến người khác.

Trong infographic bên dưới, IABA đã giới thiệu các kỹ năng trong nhóm Interaction, bao gồm Facilitation, Leadership and Influencing, Teamwork, Negotiation and Conflict Resolution, và Teaching.

BA rất cần những kỹ năng này để khảo sát yêu cầu và khơi gợi mọi người cho ý kiến (Facilitation), dẫn lead dự án và kéo mọi người tham gia vì mục tiêu chung (Leadership and Influencing), hợp tác ăn ý với nhóm dự án (Teamwork), thương lượng khi có vấn đề phát sinh ví dụ như tiến độ, chi phí (Negotiation and Conflict resolution), và giúp mọi người hiểu được một ý tưởng, một cách làm nào đó (Teaching).

Là những kỹ năng gây ảnh hưởng và tác động đến con người, các kỹ năng trên không hề dễ dàng chút nào. Mỗi dự án, chúng ta sẽ gặp hàng chục, hàng trăm người, mỗi người có một chức vụ, tính cách khác nhau. Họ có thể là lãnh đạo công ty với cái tôi lớn và đòi hỏi cao, có thể là nhân viên chủ chốt với công việc bận rộn và không hứng thú mấy với dự án, có thể là người kỹ thuật viên nóng tính dễ dàng trách móc BA phân tích yêu cầu sai, làm họ triển khai sai theo, cũng có thể là quản lý trực tiếp của chúng ta, một người tốt nhưng thường gây áp lực với nhân viên về tiến độ vì còn một đống dự án cần bàn giao. Đối với tất cả những người dễ mến này, BA cần hết sức kiên nhẫn và thấu cảm, vận EQ thâm hậu để tương tác với họ một cách tốt đẹp. BA giỏi không bao giờ là nguồn gốc sinh ra mâu thuẫn, mà luôn là bình cứu hoả hoá giải mâu thuẫn.

Vậy làm sao để học, luyện được nhóm kỹ năng Tương tác này? Trăm nghe không bằng mắt thấy, các bạn có thể quan sát và bắt chước theo những người mà bạn biết là rất giỏi về một trong những kỹ năng này. Facilitation thì học các MC dẫn chương trình talk show, Leadership and Influencing thì xem các nhà hùng biện trên Ted talk hoặc các chính trị gia, Negotiation thì xin chị Procurement cho tham gia ké buổi trao đổi với nhà cung cấp để xem cách chị deal, Teaching thì xem bài giảng của thầy cô nào hot nhất trên youtube. V.v… Chú ý ghi lại cách họ nói, diễn đạt, biểu cảm, xử lý tình huống. Lâu dần, bạn sẽ trở nên chuyên nghiệp hơn.

Bên cạnh kỹ năng về Tương tác với con người, BA cũng cần biết cách tương tác với máy móc, sử dụng các công cụ để làm việc hiệu quả. Bài viết sau sẽ là phần cuối trong chủ đề các Kỹ năng mềm của BA - Các công cụ và Công nghệ hỗ trợ.

IABA mang đến từng phần nho nhỏ trong khối kiến thức khổng lồ của BA, dưới dạng các infographic ngắn gọn dễ hiểu, để các bạn nắm bắt thông tin nhanh chóng và có thể áp dụng được vào công việc, cuộc sống của mình!