Kinh nghiệm tự học BA để làm được việc

Hiện nay ở Việt Nam có rất nhiều trung tâm, khoá học về BA (Business Analysis). Nếu có điều kiện, các bạn có thể đăng ký các khoá học này, có cả chương trình đào tạo nghề cơ bản, nâng cao, và khoá học để thi lấy chứng chỉ ECBA, CCBA, CBAP…

Tuy nhiên, nếu hạn chế về tiền bạc, thời gian, tự học cũng là một hướng đi hoàn toàn khả thi nhé các bạn. Bài viết này sẽ chia sẻ phương pháp tự học để thi ECBA (Entry Certificate in Business Analysis), các bạn có thể áp dụng cho việc tự học BA hay bất cứ kỹ năng nào khác, đảm bảo đạt hiệu quả.

1. Xác định mục tiêu

Ở đây mục tiêu là học để đạt chứng chỉ ECBA. Khi nghe đến “học để thi đậu” chứng chỉ nọ kia, nhiều người thường phản đối vì có vẻ thực dụng, bệnh thành tích, không ứng dụng được. Thực ra, chứng chỉ là thứ có thể giúp chúng ta hình dung rõ ràng nhất về mục tiêu cần đạt được sau một quá trình học tập. Ví dụ chúng ta muốn học để có kiến thức tổng quan về BA, để làm được junior BA. Nhưng ai sẽ quyết định bạn đã hiểu tổng quan về BA chưa, đã làm được junior BA chưa? Tự bạn không quyết định được, rất chủ quan, chẳng ai tin. Nếu học trung tâm thì họ sẽ có bài tập, bài thi đánh giá khách quan giúp bạn. Còn khi tự học thì chúng ta phải nhờ các tổ chức uy tín đánh giá. Học tiếng Anh phải nhờ IELTS, TOEIC. Tương tự, học BA phải nhờ Microsoft, IIBA…

2. Xác định thời gian: Khi đã xác định được mục tiêu cụ thể học để thi đậu môn gì thì chúng ta đã ngầm giao hẹn một ngày kết thúc không xa, bởi vì kỳ thi nào cũng có ngày thi cụ thể. Tuỳ vào quỹ thời gian hiện có của mình, chúng ta cần ước lượng khoảng thời gian dự kiến để học và ôn thi. Khoảng thời gian đó có thể là 3 tháng, 6 tháng, 1 năm, tương ứng với thời gian bạn có thể dành cho việc học mỗi ngày nhiều hay ít, nhưng chắc chắn phải có ngày kết thúc, đánh dấu và nhớ kỹ không được delay. Nếu không đây sẽ là một dự án treo không hoàn thành đúng hạn. Với BA - những người sống cùng dự án thì đây là điều không thể chấp nhận được.

3. Lập kế hoạch

Sau khi có mục tiêu chung và tổng thời gian, chúng ta cần chia nhỏ ra thành các mục tiêu nhỏ và các mốc thời gian nhỏ. Đó là bản chất của việc lập kế hoạch. Nếu chưa biết cách lập kế hoạch SMART, các bạn có thể tham khảo bài viết: Kế hoạch vào nghề BA chuẩn BA

Hãy mở file template kế hoạch của bạn lên (file excel, Microsoft project hay app nào đó bạn quen dùng), điền thông tin dự án tự học vào, ngày bắt đầu, ngày kết thúc (dự kiến), và brainstorm ra các tháng, các tuần mình sẽ học gì, ôn gì. Đây mới chỉ là kế hoạch sơ thảo thôi nên bạn không cần ghi quá chi tiết, cũng không cần lo lắng liệu mình plan đã đúng chưa, chỉ cần ghi ý chính như tháng 6 đọc lướt và tóm tắt cuốn BABOK, tháng 7 đọc kỹ 3 chương đầu, tháng 8 đọc kỹ 3 chương tiếp theo… đến khi đủ tổng thời gian dự kiến.

4. Chạy thử kế hoạch

Các mốc trong kế hoạch hiện tại đều là sơ phác, nhưng mốc gần nhất phía trước thì cần phải lên chi tiết. Ví dụ tuần sau theo kế hoạch là bạn bắt đầu đọc sơ qua BABOK một lượt, thì bạn cần thêm công việc mỗi ngày: thứ 2 tải BABOK về máy, đọc và tóm tắt chương 1. Thứ 3 đọc và tóm tắt chương 2… Thứ 7 đọc và tóm tắt chương 6. Chủ nhật nhiều thời gian hơn, đọc và tóm tắt chương 7, 8. Sang tuần, bạn chỉ việc chạy theo đúng kế hoạch là được. Vì là tuần đầu tiên nên đây cũng là lúc bạn test thử năng suất của bản thân. Ví dụ kế hoạch là mỗi ngày một chương nhưng tốc độ đọc hiểu của bạn có thể nhanh hơn hay chậm hơn, hãy bình tĩnh tự theo dõi và giữ ở mức bạn cảm thấy ổn, không quá sức, cuộc sống vẫn cân bằng. Thậm chí dù tuần đầu tiên bạn đi rất chậm, cũng đừng vội lo lắng. Giống như tập thể dục vậy, người mới bắt đầu tập sẽ khởi động nhẹ nhàng, sau đó tăng tốc dần, nhưng chỉ tập một lúc rồi thôi, như vậy họ mới sảng khoái hôm sau tập tiếp được, nếu cố quá đến mức đau cơ chuột rút sẽ kiệt sức rồi bỏ cuộc.

5. Điều chỉnh kế hoạch thường xuyên

Sau tuần chạy thử, bạn đã nắm được phần nào năng suất của bản thân. Lúc này chúng ta có thể điều chỉnh kế hoạch các ngày, các tuần kế tiếp theo tốc độ tương ứng. VD nếu mỗi ngày bạn có thể “cân” 2 chương, thì khoảng 5-6 ngày là đạt cột mốc “Đọc xong BABOK lần 1”. Các ngày sau đó chuyển sang mục tiêu đạt cột mốc tiếp theo, là “Đọc BABOK lần 2, đọc kỹ chương ABC”. Mỗi khi chuẩn bị sang tuần mới, tháng mới, chúng ta phải ngồi sắp xếp lại kế hoạch tuần tới, tháng tới sẽ làm gì, lên chi tiết, rồi xem lại như vậy có đúng với năng suất của mình chưa, có thể chạy nhanh hơn không, hay có cần thêm thời gian để nghiên cứu sâu hơn không. Cuối mỗi ngày, vào xem lại kế hoạch, xem mình đã hoàn thành nhiệm vụ ngày hôm nay chưa, ngày mai cần làm gì.

6. Luôn luôn tìm cách đạt hoặc tăng năng suất học tập

Dự án nào cũng cần sớm được hoàn thành, càng sớm bao nhiêu càng tiết kiệm được thời gian, chi phí bấy nhiêu. Tự học BA cũng vậy. Hãy cho não của bạn tập thể dục, chơi game và nâng cao dần level cho nó (đương nhiên là ở mức chấp nhận được, đừng bao giờ để bị quá sức nhé!). VD thay vì chỉ học thuộc những câu văn khô khan, hãy dùng các loại app tạo flashcards để dễ thuộc hơn, rồi khi nào rảnh chơi trò xếp chữ, giải đố bằng mấy thuật ngữ BA cho vui. Các app này IABA sẽ giới thiệu cho các bạn ở bài sau.

7. Vận dụng các kỹ thuật ghi nhớ hiệu quả

Có rất nhiều cách hack não phổ biến như mindmap, matrix, căn phòng Roman, học từ khoá v.v… các bạn có thể search ra và áp dụng dễ dàng. Đối với một BA, việc sử dụng các công cụ để giải thích những khái niệm phức tạp cho khách hàng bằng những hình vẽ, sơ đồ trực quan, dễ hiểu là nhiệm vụ thường ngày. Vậy nên chúng ta có thể áp dụng tôn chỉ này và làm BABOK trở nên trực quan, dễ hiểu với chính mình ngay từ bây giờ. Mình cũng sẽ giới thiệu một số kỹ thuật và công cụ thiết kế đơn giản cho các bạn ở bài sau.

8. Lưu trữ các tài liệu một cách có hệ thống, dễ truy cập mọi lúc mọi nơi

Bạn cần lưu các tài liệu tham khảo, file tóm tắt ghi chú vào thư mục đặt tên theo nội dung trên cloud như Google drive hay Onedrive. Bất cứ khi nào rảnh, chỉ cần có laptop hoặc điện thoại, đều có thể mở bài lên học. Sau này cần dùng đến cũng dễ tra cứu.

9. Tháng cuối - Ôn thi tập trung

1 tháng là thời gian phù hợp để ôn thi, dài quá thì tới ngày thi lại… quên bài, mà ngắn quá thì không đủ ôn tập hết. Vậy 1 tháng này làm gì? Tập hợp hết các file ghi chú, mindmap, matrix đã làm lại, ghi nhớ qua hình ảnh, màu sắc, các từ khoá in đậm, in nghiêng. Bài thi ECBA tương đối dễ, nhưng có những câu đòi hỏi chúng ta phải chú ý đến những chi tiết nhỏ trong BABOK, mà nếu chỉ đọc các mục chính sẽ dễ bỏ qua và bị quên. Vì vậy khi lập bảng tóm tắt, mindmap, matrix… hãy cố gắng cover hết các chi tiết, chia nhánh, tô màu, làm cho các keyword sáng lên. Nếu bạn lo sẽ làm cho bản ghi chú của mình quá dài quá rối, thì không lo, vì BABOK có cách hành văn khá dài dòng và nhiều từ không quan trọng, để hiểu được cặn kẽ thì cần dùng nhiều từ như vậy nhưng để nhớ bản chất thì chỉ cần 10% keyword. Cuối cùng, bạn có thể tự tạo luôn đề thi thử từ các tài liệu này, bằng app tạo flashcards (hỗ trợ trộn câu hỏi và câu trả lời thành các câu trắc nghiệm giống như đề thi IIBA). Thi thử hết đống đề này là bạn yên tâm thi được rồi.

Các tài liệu, mindmap, matrix, đề thi thử mình tự làm, mình sẽ chia sẻ trong các bài viết sau cho các bạn tham khảo và sử dụng nếu được. Tuy nhiên mình thấy rằng quá trình tự làm những tài liệu này cũng giúp mình hiểu vững kiến thức hơn rất nhiều, thực hành được kỹ năng thiết kế cần có của một BA nữa, nên các bạn nên tự tạo ra những “tác phẩm nghệ thuật” của chính mình. (Hơn nữa nhiều chỗ mình ghi tắt gớm lắm, nhìn không ra :))).

Theo BABOK, Học tập là khả năng đạt được kiến ​​thức và kỹ năng nhanh chóng cần thiết để hỗ trợ nhu cầu... Khi đã có kiến ​​thức, người BA phải có khả năng tổng hợp thông tin để vận dụng kỹ năng tư duy sáng tạo. BA có thể học trực quan (thông qua hình ảnh, sơ đồ, mô hình, v.v.), hoặc học qua thính giác (thuyết trình bằng lời nói và văn bản), hoặc bằng cách thực hiện công việc. Thực hiện xong dự án tự học trên đây, các bạn cũng đã phần nào áp dụng những năng lực cần có của BA.

Ngoài việc tự học, các bạn cũng có thể tham gia một số khoá học ở các trung tâm, hoặc các khoá online. Nếu không có điều kiện đóng học phí, bạn có thể xem phần giới thiệu khoá học và lấy phần nội dung chính, tên các bài học về làm dàn ý tham khảo để tự tìm hiểu các nội dung liên quan trong BABOK, và các kênh chia sẻ miễn phí khác (IABA kỳ vọng cũng là một trong những kênh này, chắc các bạn chờ mình tầm mười năm nữa để mình thành senior BA đã nhé ). Mình cũng đã học khoá luyện thi ECBA trên Plural sight (gồm nhiều khoá học nhỏ cùng chủ đề), thì thấy chỉ cần tự học BABOK thôi cũng đủ thi rồi, học nhiều thầy nhiều sách có khi loạn hơn ấy, vì mỗi người một cách diễn giải khác nhau.

Tóm lại, tự học và thi chứng chỉ là một môn thể dục thể thao, một loại game rất thú vị. Nếu mê được môn này, bạn sẽ nghiền luôn đấy. Rồi sau ECBA đến CCBA, CBAP, hay bất cứ đề nào xương xẩu hơn cũng không thể làm khó được bạn, cũng như… túi tiền của bạn! Chúc các bạn thành công!