Checklist cần chuẩn bị để khởi nghiệp làm BA

Đến với nghề BA là cái duyên, ở lại lâu dài hay không lại là cái phận. Có người đã xác định được từ đầu sẽ làm BA, có người trải qua nhiều ngành nghề rồi mới muốn chuyển sang công việc này (như mình). Dù là trường hợp nào, chắc hẳn bạn cũng chưa biết bắt đầu từ đâu. Mình còn nhớ hàng giờ đồng hồ ngồi search Google “BA là gì”, “BA là làm gì”, “BA cần biết những gì”, “làm sao để trở thành BA”. Cuối cùng mình cũng đã có câu trả lời, nhưng phải sau quá trình tự mò mẫm rất mất thời gian. Thông tin thì nhiều quá làm mình bị ngộp, chưa gì đã nghe những bài đao to búa lớn về “làm BA khó lắm, phải đâu chuyện đùa, muốn làm được việc, phải có background công nghệ cơ!”, có lúc mình cũng nản.

Việc trở thành một BA hay bất cứ nghề nào cũng giống như nâng cấp bản thân. Chúng ta là những phần mềm mà các công ty đang muốn mua về sử dụng. Để dùng được, phần mềm phải đáp ứng ít nhất 60% nhu cầu người dùng, phần còn lại có thể customize đến khi phù hợp.

Thế nên, để giúp các bạn tiết kiệm thời gian, công sức, không phải khởi đầu khó khăn không cần thiết, mình sẽ chia sẻ checklist những thứ cần chuẩn bị như sau:

BA STARTER'S CHECKLIST * Mục tiêu: làm fresher BA hoặc junior BA trong một công ty uy tín

1. BA là: Business Analyst là người hỗ trợ sự thay đổi trong tổ chức (VD công ty đổi sang dùng phần mềm quản lý công việc mới), bằng cách xác định nhu cầu (công ty cần theo dõi công việc gì, như thế nào, muốn có các chức năng nào…) và đề xuất các giải pháp (phần mềm mua từ nhà cung cấp hoặc do IT công ty tự lập trình? Các chức năng sẽ chạy như thế nào? v.v...). Ở VN, BA chủ yếu làm trong lĩnh vực phần mềm (IT), nhưng các kỹ năng của BA có thể áp dụng cho nhiều lĩnh vực (non-IT)

2. Các “tính năng” cần có của một BA: Gồm các chức năng chính (bắt buộc) và các tiện ích (không bắt buộc, có thêm càng tốt) 2.1. Các chức năng chính: 2.1.1. Tiếp nhận thông tin: hiểu và nắm bắt được kiến thức mới nhanh chóng, đọc tài liệu, lắng nghe, tìm tòi, học hỏi 2.1.2. Truyền đạt thông tin: nói và viết giúp người nghe, người đọc dễ hiểu, dễ tiếp nhận, không bị sai sót 2.1.3. Đề xuất giải pháp cho khách hàng: đưa ra 1-3 phương án giải quyết cho mỗi vấn đề của khách hàng 2.1.4. Phối hợp với các kỹ thuật viên: kiểm tra, giám sát các giải pháp mà đội kỹ thuật (trong IT là các developer) xây dựng đã đúng với đề xuất được khách hàng duyệt hay chưa, đảm bảo kịp deadline, đúng yêu cầu, không phải làm lại nhiều lần 2.1.5. Bám sát kế hoạch: sắp tới làm gì, khi nào, ai làm, có phát sinh thì điều chỉnh kế hoạch thế nào cho kịp deadline 2.1.6. Quản lý thông tin dự án: thu thập, lưu trữ, đối chiếu, kiểm tra, chia sẻ, điều chỉnh các file, tài liệu để kiểm soát yêu cầu của khách hàng, đủ - đúng - có căn cứ, để đội kỹ thuật xem, hiểu và làm được

2.2. Các tiện ích đi kèm với BA: 2.2.1. Ngoại ngữ đặc biệt là tiếng Anh 2.2.2. Thiết kế, vẽ (vẽ lưu đồ quy trình, minh hoạ các giải pháp) 2.2.3. Kỹ năng quản lý dự án: lead cuộc họp, phân công công việc, nhắc timeline, báo cáo tiến độ… 2.2.4. Kiến thức về ngành (domain) (VD: ngân hàng, bảo hiểm, logistics, xây dựng…) 2.2.5. Kỹ năng thuyết phục, đàm phán, xây dựng quan hệ, tư vấn, customer service 2.2.6. Kiến thức công nghệ: data analysis, SQL, BI, API, UML…

3. Xem lại các “tính năng” sẵn có của bản thân: học vấn, kinh nghiệm, các công việc trước đã cho bạn những năng lực gì. Không cần liệt kê tất cả, cuộc sống có thể cho bạn nhiều hơn những gì nghề BA cần, hãy tập trung vào các nhu cầu ở mục 2 trước.

4. Phân tích sai biệt: các năng lực hiện tại của bạn đáp ứng bao nhiêu % các “tính năng” của BA trên? Phần đáp ứng sẽ đưa vào CV để nhà tuyển dụng muốn chọn bạn. Còn phần chưa đáp ứng sẽ đưa vào kế hoạch Customization. * Ghi nhớ: để đánh giá kỹ năng của mình có giống với một BA không cần một sự linh hoạt và cởi mở trong suy nghĩ của bạn. Có thể bạn chưa từng làm việc với đội developer của một công ty phần mềm, nhưng nếu bạn đã làm cầu nối giữa khách hàng và nhóm designer của một công ty kiến trúc xây dựng chẳng hạn, thì cũng cần những kỹ năng mềm tương tự.

5. Kế hoạch Customization: trong các năng lực còn thiếu, cái nào thuộc phần “Chức năng chính” thì nên ưu tiên bổ sung trước. Nếu “chức năng chính” bạn đã có đủ thì có thể bổ sung thêm phần “Tiện ích” để tăng điểm khi tìm việc. Lưu ý lập một kế hoạch SMART để bám sát và hoàn thành đúng thời hạn.

6. Chứng chỉ: Kế hoạch Customization sẽ nhằm mục tiêu bổ sung năng lực BA còn thiếu của bạn. Mục tiêu đó bao gồm lấy được chứng chỉ uy tín. Các nhà tuyển dụng sẽ dễ nhận ra bạn hơn nếu bạn có các chứng chỉ công nhận năng lực của mình. Một trong những chứng chỉ phổ biến và bao gồm đầy đủ các năng lực của BA là bộ ECBA, CCBA và CBAP của IIBA. Trong trường hợp mới bắt đầu và chưa có kinh nghiệm thì ECBA là lựa chọn phù hợp. * Lưu ý: Mục này không bắt buộc. Ngay cả khi bạn chưa có chứng chỉ thì vẫn có thể được nhận vào làm thực tập hay fresher BA. Tuy nhiên việc công ty biết bạn đang ôn luyện và cố gắng học hỏi sẽ là điểm cộng lớn.

7. Đăng CV lên các trang tuyển dụng: Làm nổi bật các “Chức năng đáp ứng yêu cầu” của bạn ở mục 4 và đưa lên tất cả các kênh mà bạn biết. Mạng xã hội như Linkedin, Facebook cũng là một kênh PR quan trọng. Hãy thể hiện các năng lực sẵn có của bạn một cách nhẹ nhàng, ngắn gọn, rõ ràng.

8. Nhờ người quen, bạn bè giới thiệu việc làm: Đừng quên gửi CV của mình cho anh em bạn bè làm HR, IT, để họ xem và góp ý chỉnh sửa CV của bạn tốt hơn, và đưa CV của bạn tới những nhà tuyển dụng. Có thể họ sẽ nói bạn cần học thêm cái gì đó, đó cũng là lời khuyên hữu ích. Nếu được, họ sẽ là người nói tốt về bạn ở công ty mới.

9. Vừa rải CV, vừa thực thi kế hoạch Customization: rất có thể việc cần người, bạn sẽ trở thành BA trước khi đủ khả năng 100%. Lúc đó bạn có thể vừa làm vừa tìm tòi học hỏi. Còn nếu chưa được mời thì chúng ta tiếp tục trau dồi và update hồ sơ, đến khi hồ sơ vừa đẹp, sẽ có người gọi thôi. Chú ý: để đảm bảo được liên hệ làm BA chứ không phải làm việc khác, hãy đặt tiêu đề CV của bạn rõ ràng là Business Analyst, hoặc có liên quan: IT Project Coordinator, IT Business Partner..., và có dòng ghi mục tiêu là làm BA.

Nhiều nguồn trên mạng khuyên rằng mọi người nên học để có kiến thức nền trước rồi hãy tìm việc làm BA. Nhưng theo mình việc học trước khi thực sự bắt tay vào làm gì đều chỉ mang tính lý thuyết. Chưa kể tốn thời gian tiền bạc để học, rồi không tìm được việc, hoặc thấy không còn hứng thú, không muốn làm nữa (vì học nhiều lý thuyết chán quá), thì thật đáng tiếc. Nhiều người cũng nói ở VN chẳng cần học, chẳng cần chứng chỉ quốc tế, chỉ cần kinh nghiệm, cứ làm là được. Nhưng làm gì có ai vừa bắt đầu đã có kinh nghiệm? Chúng ta cần kiến thức và kỹ năng để thuyết phục nhà tuyển dụng, để được làm và làm được, rồi kinh nghiệm mới theo đó mà dần nhiều lên.

Vì vậy, checklist trên đây là dành cho mục tiêu đầu tiên của một BA tương lai: tìm được một vị trí trong nghề. Các bạn cũng đừng quá áp lực phải tìm được việc ngay. Cứ coi đây là một dự án khoảng vài tháng, nửa năm, trong lúc chờ cơ hội thì tiếp tục làm công việc hiện tại, học trường hiện tại, và học thêm các kỹ năng của BA. May mắn sẽ đến với những người có sự chuẩn bị!

Chúc các bạn thành công!